師生轉(zhuǎn)檔，由學(xué)校相關(guān)部門向檔案館送交轉(zhuǎn)檔所需的文件、材料和信息，檔案館憑相關(guān)部門移交的材料辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)，個(gè)人無需到檔案館辦理轉(zhuǎn)檔事項(xiàng)，也無需向檔案館提供轉(zhuǎn)檔信息。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)說明如下。
一、轉(zhuǎn)檔程序
（一）已辦理就業(yè)通知書（報(bào)到證）的畢業(yè)生
1.院系將畢業(yè)材料送交檔案館，學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心（以下簡稱“CDC”）將就業(yè)通知書（白色聯(lián)）送交檔案館，材料齊全即開始辦理轉(zhuǎn)檔。其中檔案中的黨團(tuán)、畢業(yè)等所有材料均一并寄出，不單獨(dú)寄送。
2.檔案寄出時(shí)間為每星期三（節(jié)假日除外）。一般為就業(yè)通知書左下角辦理日期的下一個(gè)星期三寄出，從星期四起可查詢寄出信息（查詢方式見下文）。如缺少畢業(yè)材料，則順延至材料齊全后的星期三寄出。
3.畢業(yè)去向?yàn)椤岸帧被厣吹氐?，檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)通知書上的抬頭單位；畢業(yè)去向?yàn)椤芭汕病敝劣萌藛挝坏?，轉(zhuǎn)至三方協(xié)議上指明的檔案接收單位（須能接收機(jī)要通信），即同學(xué)們在學(xué)校就業(yè)管理系統(tǒng)填寫的“檔案轉(zhuǎn)寄單位”。
4.如畢業(yè)生辦理改派，檔案館按照CDC提供的改派學(xué)生名單，將改派學(xué)生的就業(yè)通知書（白色聯(lián)）退回CDC。本人無需聯(lián)系檔案館。
5.檔案館面向校內(nèi)外單位提供查檔服務(wù)，但不開具存檔證明等材料。存檔證明、政審證明、黨組織關(guān)系轉(zhuǎn)移等事項(xiàng)請與所在院系聯(lián)系，就業(yè)通知書辦理、就業(yè)改派等事項(xiàng)請與CDC聯(lián)系，戶口遷移等事項(xiàng)請與學(xué)校集體戶口辦公室聯(lián)系。
（二）畢業(yè)去向?yàn)閲鴥?nèi)深造的畢業(yè)生
由院系將調(diào)檔函（在右上角寫明學(xué)號(hào)、姓名）送交檔案館，檔案轉(zhuǎn)遞至調(diào)檔函上指明的檔案接收單位。留本校讀研的學(xué)生不需要轉(zhuǎn)檔，無需提供調(diào)檔函。
（三）退學(xué)的學(xué)生及檔案滯留的學(xué)生
本科生退學(xué)，由教務(wù)處將轉(zhuǎn)檔通知單送交檔案館；研究生退學(xué)，由CDC將就業(yè)通知書或檔案轉(zhuǎn)遷證明送交檔案館；已離校學(xué)生滯留檔案，由CDC將就業(yè)通知書或檔案轉(zhuǎn)遷證明送交檔案館。檔案館按照以上材料指明的檔案接收單位辦理檔案轉(zhuǎn)移。
（四）教職工和博士后
教職工轉(zhuǎn)移檔案，由組織部或人事處將轉(zhuǎn)檔通知單送交檔案館；博士后轉(zhuǎn)移檔案，由人事處將接收函或調(diào)檔函送交檔案館。檔案館按照以上材料指明的檔案接收單位辦理檔案轉(zhuǎn)移。
二、檔案轉(zhuǎn)遞方式
人事檔案嚴(yán)禁自帶。我校人事檔案通過機(jī)要通信轉(zhuǎn)遞（非EMS、非快遞）。
檔案接收單位須具備機(jī)要通信接收資質(zhì)，否則檔案會(huì)被退檔。一般黨政機(jī)構(gòu)、國有企事業(yè)單位、人才服務(wù)中心均可接收機(jī)要通信。如需確認(rèn)檔案接收單位是否具備機(jī)要通信接收資質(zhì)，可向檔案接收單位咨詢。
三、查詢檔案寄出情況
一般每星期三（節(jié)假日除外）寄出檔案，從星期四起可通過以下方式查詢：
（一）微信查詢
1.“清華大學(xué)檔案館”微信公眾號(hào)→“服務(wù)指南”→“轉(zhuǎn)檔查詢”；
2.“清華就業(yè)”微信公眾號(hào)→“就業(yè)指南”→“派遣查詢”。
（二）網(wǎng)站查詢
1.檔案館網(wǎng)站（首頁右側(cè)中間靠下）的“畢業(yè)生檔案去向查詢”欄目：thdag.cic.tsinghua.edu.cn/studentsfiles/index.jsp
2.學(xué)生職業(yè)發(fā)展指導(dǎo)中心網(wǎng)站“報(bào)到證檔案查詢”欄目：career.cic.tsinghua.edu.cn/xsglxt/f/jyxt/anony/bdzblcx
個(gè)別學(xué)生如查詢不到寄出信息，一般是由于檔案材料（例如畢業(yè)材料）不齊全而尚未寄出檔案。在院系或相關(guān)部門補(bǔ)齊材料后，則于之后的星期三辦理寄出。
四、查詢檔案接收情況
由于機(jī)要通信為安全保密途徑，無法通過網(wǎng)絡(luò)查詢，我校檔案館不掌握轉(zhuǎn)遞過程和接收情況。如需查詢檔案接收情況，請向檔案接收單位查詢。因個(gè)別單位無機(jī)要通信接收資質(zhì)，檔案由其上級單位接收，可向其上級單位查詢。
根據(jù)距離遠(yuǎn)近，檔案寄出后一般2-15天左右寄到。如檔案寄出后超過30天檔案接收單位仍未收到檔案，可與我校檔案館聯(lián)系。
根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定，滯留檔案只辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)，不辦理利用。請有關(guān)人員及時(shí)到相關(guān)部門辦理手續(xù)，及時(shí)轉(zhuǎn)移檔案，以免影響個(gè)人利益和事項(xiàng)辦理。
因轉(zhuǎn)檔工作周期緊湊，且檔案工作具有安全保密性，請轉(zhuǎn)檔的師生務(wù)必了解清楚以上事項(xiàng)，盡量不要重復(fù)詢問相關(guān)問題。
未盡事宜依照《清華大學(xué)人事檔案轉(zhuǎn)遞實(shí)施辦法》處理。
清華大學(xué)檔案館
2020年8月25日
